Выписка из электронного журнала - это официальный документ, содержащий выбранные записи из системы электронного документооборота. Она может потребоваться для отчетности, проверок или внутреннего использования.
Содержание
Способы создания выписки из электронного журнала
1. Стандартный экспорт данных
Большинство электронных журналов имеют встроенную функцию экспорта:
- Откройте нужный раздел журнала
- Выделите необходимые записи
- Нажмите кнопку "Экспорт" или "Выгрузить"
- Выберите формат (PDF, Excel, Word)
- Сохраните файл на компьютер
2. Ручное создание выписки
Если система не поддерживает автоматический экспорт:
- Скопируйте нужные записи из журнала
- Вставьте в текстовый редактор
- Отформатируйте документ
- Добавьте заголовок "Выписка из электронного журнала"
- Укажите дату создания и период охватываемых записей
Обязательные элементы выписки
| Элемент | Описание |
| Шапка документа | Название организации, наименование журнала |
| Заголовок | "Выписка из электронного журнала" |
| Период | Даты начала и окончания выборки |
| Основное содержание | Извлеченные записи в хронологическом порядке |
| Подпись ответственного | ФИО и должность составителя |
Форматы выписок
1. Полная выписка
Содержит все записи за указанный период без изменений и сокращений.
2. Тематическая выписка
Включает только записи по определенной теме или критерию.
3. Сводная выписка
Представляет собой аналитическую выборку с обобщенными данными.
Особенности для различных систем
| Система | Особенности экспорта |
| 1С | Используйте отчет "Выписка из журнала документов" |
| Электронный журнал школы | Доступ через меню "Отчеты" → "Выписки" |
| Корпоративные СЭД | Требует прав администратора для полного экспорта |
Рекомендации по оформлению
- Нумеруйте страницы при печати
- Добавляйте колонтитулы с названием организации
- Используйте фирменный бланк для официальных выписок
- Проверяйте полноту данных перед подписанием
- Архивируйте созданные выписки
Юридическая сила выписки
Для придания юридической силы электронной выписке:
- Заверите документ электронной подписью
- Распечатайте и поставьте печать организации
- Зарегистрируйте выписку в журнале исходящих документов
Создание выписки из электронного журнала - процесс, требующий внимания к деталям. Правильно оформленный документ имеет юридическую силу и может использоваться для официальных целей.
