Выписка из протокола - это официальный документ, который содержит выдержки из полного текста протокола собрания, заседания или совещания. Рассмотрим процесс подготовки и оформления такой выписки.
Содержание
1. Основные случаи составления выписки
Выписка из протокола обычно требуется в следующих ситуациях:
- Для подтверждения конкретного решения или факта
- При направлении информации в другие организации
- Для предоставления заинтересованным лицам
- При подготовке отчетности или проверок
2. Порядок составления выписки
2.1. Подготовительный этап
| Шаг 1 | Определить цель создания выписки и необходимый фрагмент протокола |
| Шаг 2 | Найти оригинал протокола или его заверенную копию |
| Шаг 3 | Выделить нужные пункты и решения |
2.2. Оформление выписки
| Обязательные реквизиты |
|
3. Образец структуры выписки
| Шапка документа | Наименование организации |
| Основная часть | Присутствовали: [список участников] |
| Заключительная часть | Выписка верна |
4. Особенности оформления
- Текст должен точно соответствовать оригинальному протоколу
- Не допускается изменение формулировок решений
- Можно опустить второстепенные детали, не относящиеся к сути
- Нумерация пунктов должна сохраняться из оригинала
5. Юридическая сила выписки
Для придания выписке юридической силы необходимо:
- Заверить подписью руководителя или секретаря
- Поставить печать организации (если есть)
- Указать дату выдачи выписки
- Сделать отметку о месте хранения оригинала
6. Хранение и учет
| Регистрация | Выписки регистрируются в журнале исходящих документов |
| Срок хранения | Не менее срока хранения основного протокола |
| Учет копий | Рекомендуется вести учет выданных выписок |
Правильно оформленная выписка из протокола имеет такую же юридическую силу, как и сам протокол, в части воспроизведенных в ней сведений.
